Att kunna göra mer med mindre. Det tillsammans med tidspress var utmaningen när Linköpings universitet ville effektivisera sina administrativa lokaler för att spara på universitetets resurser utan att riva väggar eller bygga nytt. Man ville även samla Universitetsförvaltningens alla verksamheter som tidigare satt utspridda i olika hus.

Vi började med att ta fram underlag. Närvaromätningar visade att lokalerna användes betydligt mindre än man trodde och lade grunden för att våga ta steget: från fasta arbetsplatser till ett flexibelt arbetssätt med fri sittning. Intervjuer och analyser genomfördes för att se hur olika verksamhetsbehov skulle lösas. Därefter skapades tydliga styrande principer i nära samarbete med projekt- och ledningsgrupp.

För många väckte beslutet om fri sittning farhågor och frågor. Skulle man hitta varandra? Skulle alla få plats? Hur skulle olika behov hanteras? För att skapa trygghet och delaktighet skapades en tydlig process med informations- och förankringsaktiviteter i nära samarbete med HR och ledningsgrupp. Regelbundna workshops, stödmaterial till chefer samt stormöten för alla medarbetare, där det fanns möjlighet att ställa anonyma frågor och få svar, bidrog till en ökad förståelse för projektet och slutresultat. Gemensamma spelregler och diskussioner om förhållningssätt underlättade sedan införandet av arbetssättet med fri sittning.

Att återbruka befintliga möbler var en självklarhet. Endast där det nya arbetssättet krävde kompletteringar investerades i ny inredning. Det handlade till exempel om personliga skåp och absorbenter i nya resursrum. Just absorbenterna var ett designelement som blev ett tillägg i projektet och som knöt ihop de ytor som verksamheten skulle samnyttja.

Linköpings universitet har en “LiU-standard” för Universitetsförvaltningens arbetsplatser. Det i kombination med den goda kvaliteten på övrig inredning gjorde det enkelt att återbruka möbler och samtidigt bibehålla ett sammanhållet koncept.

Samlokaliseringen innebar en komplex logistik med ommöbleringar och flyttar i 6 steg då Universitetsförvaltningens verksamheter bytte plats med varandra och även med andra verksamheter inom universitet. För att det skulle fungera så smidigt som möjligt stöttade vi projektet med flyttplanering, underlag och veckovis information till de flyttansvariga inom var avdelning.

Resultatet blev mer än en effektivisering. Cirka 60 mindre rum för fokus, samtal och möten gav medarbetarna större valfrihet och arbetsro.

“Projektet fokuserade på hållbarhet i alla led. Ett stort pussel, lagt med precision och omtanke. Det fina samarbetet, där alla har varit måna om att göra det bästa för projektet, har varit grunden för det lyckade resultatet. ” Det säger Emilia Sköldheden Taylor från Fastighetsenheten på Liu, som deltog i projektgruppen.